営業をするうえでもっともよく使うツールのひとつがメールですね。
訪問や電話などもありますし、最近ではスカイプのような遠隔ツールもありますが、メールが重要であることは変わりません。
今日は効果的な営業メールの使い方をお話ししたいと思います。
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目次
営業メールの目的を考えよう
お客にメールをする以上、目的もなくメールをすることがあってはいけません。あなたが営業なのであれば、必ず何か目的を持ってメールを送るようにしましょう。何気ないコミュニケーションのためにメールを送ることもあるでしょう。
ただ、なぜ何気ないコミュニケーションをお客と取るのか、その理由をしっかりと考えましょう。それではどんな時にどんな目的をもってメールをすれば良いか、よくある事例をもとに考えていきたいと思います。
名刺交換後にメールする
私はよく名刺交換をした後にメールを送ることがあります。初対面の人であれば、自分のことを印象深く思ってもらいたいと考えてのことです。多くの人は名刺を交換しても、それ以上のコンタクトを取ろうとすることはありません。
ですから名刺交換の後に例えば、『今日はご挨拶ができて光栄です。これから御社のお役に立てるよう頑張りますので、今後ともよろしくお願い致します。取り急ぎ御礼まで』というようなカンタンなメールを一つ送るだけでも、何もしないよりは相手の印象はだいぶ違うと思います。あなたのことを好印象な相手として先方は受け取ってくれるでしょう。
相手が忙しい方であればあるほど、たくさんの名刺交換をしています。単に名刺交換をしただけでは、ほぼあなたのことを覚えていないかもしれません。あなたのことを印象を残すためにも、名刺交換の後にはメールでお礼を伝えましょう。特に大切だと思う方には忘れずに。
メールと電話を合わせ技で使う。
見積書や資料のメール送信後に電話フォロー
メールと電話を合わせ技で使うこともよく行います。例えば見積書や資料をメール送信した後、相手は中身まできっと見てくれているだろう、よく確認してくれているだろうと思い、特に電話連絡をしない人も多いです。
ですがあなたの作った見積書や資料を相手が100%理解することはありえないと考えてください。もしかしたら忙しくて見積書や資料を見れないかもしれません。また、見たとしてもさっと目を通している程度かもしれません。相手が忙しい方ならなおさらです。
そんな時、ちょうど良いタイミングであなたからの電話が入れば、相手もしっかりと内容を理解することができるでしょう。そして記憶にも残り、検討が前に進むかもしれません。
見積書や資料をメールで送った後は、必ず電話でフォローするようにしましょう！
検討状況を伺うメールをする
商品やサービスを提案した後に、検討状況伺いのメールをすることはよくあることですが、只今検討中ですという返事を鵜呑みにしないようにしましょう。検討中なのであれば、どのように検討しているのか、何か検討に際してネックになっている点はないか、不明な点や疑問点がないか、不足の資料や情報などは無いか。そういったプラスアルファの情報を引き出すために状況伺いのメールをします。
単に検討しているかどうかの確認が、状況伺いのメールではありません。あなたのメールひとつで検討がより具体的になるかもしれません。そのために状況を伺うのです。
お礼のメールをする
お礼のメールをするときは、何かに対するお礼をするだけではいけません。相手が忙しい方であればあるほど、お礼をされることなどたくさんあるからです。お礼のメールをする理由は何ですか？あなたのことを好印象に思ってもらい、確実にあなたのことを覚えてもらうことが大切です。
お礼はもちろん大切ですが、ありがとうございますだけでは何もあなたの印象は残りません。どのように感謝しているのか、今後どのように恩返しをしたいのか、あなたの人となりが伝わるような印象深いメールを送るようにしましょう。相手から返事も来ないようなお礼メールでは論外です。
用件のみをメールで送らない
営業であれば用件のみのつっけんどんなメールを送ることは避けましょう。確かに、用件が伝わり用件が確認できれば、ビジネスとしては成り立つかもしれません。ですがあなたはあなたを売り込んでいるわけですから、あなたを好印象に思ってもらわないといけません。
用件のみのメールは冷たい印象を相手に与える可能性がありますし、気が利かない人のような印象も与えてしまうかもしれません。仮に簡単な用件であったとしても、日頃の感謝を書き足すなど、簡素化された冷たいメールという風にならないように工夫が必要です。
メールでの失敗事例から 迷惑メールフォルダ
私がメールで失敗した具体的な例をご紹介します。いつもお世話になってる方とのメールのやり取りでしたが、たまたまあるメールが迷惑メールフォルダに入ってしまい、先方からのメールに気付いていませんでした。先方からの電話連絡があったのですがメールを受け取った覚えがないので不思議がっていました。
その後、よく見たら迷惑メールフォルダーにそのメールが入っていることに気づきました。膨大な数のメールを受け取っている私にとっては、たまたまメールが迷惑メールフォルダーに入ることなど、驚くようなことではなかったので、素直にその事を先方にうっかり言ってしまいました。
先方はITの知識に明るいわけではありませんでしたので、『なんと迷惑メールフォルダとは』と驚いてしまいました。なんとなく失礼で残念な印象を相手に与えてしまったのです。私は余計なことを言ってしまったと反省しました。
単に見落としていたと言った方がまだ良かったと思います。よりによって迷惑メールフォルダだったということは言わなくても良かったなと後で後悔しました。 メールひとつで相手の心象が良くなったり悪くなったりする。それがメールですので十分に気をつける必要があります
お詫びのメール
お詫びのメールは特に重要なメールです。何に対して詫びているのかを明確にしないと、先方が納得しないばかりか、別の新たな問題に発展したり、状況が悪化したりする可能性があります。何に対して詫びているのかをしっかりと整理してポイントを押さえるようにしましょう。
また詫びるだけではなく、今後どうするのか、どのように考えて改善していきたいのか、そういった先々のプランについても言及するようにしましょう。とにかく相手が怒っていたり、クレームを入れてきているということは、通常であれば詫びて欲しいだけではなく、それを繰り返して欲しくないと先方は思っているはずです。
これを機にどう改善し、どう繰り返さないように引き締めていくのか、そこについてしっかりと言及することはお詫びのメールでは重要です。
成約した後のメール
成約した後のメールは受注に対する感謝だけではなく、今後も末永い付き合いやより深い付き合いを大切にしていくという思いを伝える必要があります。先方が発注してくれたのは、他ならぬあなたを信頼して、あなたを頼りにしているということです。
ですから、あなたがその信頼や期待に全面的に応えるという意気込みを示すことによって、相手も安心することができるのです。そして、これから先の長い付き合いもあなたがしっかり視野に入れていることを知ることで、相手はこれからも安心して取引ができると言う心持ちになってくれるでしょう
まとめ 営業メールの効果的な使い方とは？
営業メールで必要な心得を色々なケースでご説明いたしました。メールひとつであなたの印象が変わりますし、メールひとつであなたの成績がガラリと変わると心得ておきましょう。一つ一つのメールを大切に、送る目的をしっかりと捉えて、各シーンの戦略に沿ったメールを送るようにしましょう。
何よりも大切なのは、お客をもてなそうとかお客の役に立とうというあなたの本心や真心です。それをしっかりとメールに乗せて、相手に伝わるように営業メールを送るようにしましょう！
